Datenschutzerklärung

1) Verantwortliche Stelle

Die Gesellschaft wird vertreten durch: Dr.-Ing. Derek Micallef (Geschäftsführer).

Eine Datenschutzbeauftragte ist nach Art. 37 DSGVO nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen.

2) Hosting und Serverstandort

Unsere Website wird auf einem von uns verwalteten Server betrieben, den wir bei Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern, angemietet haben. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland (Frankfurt am Main).

Der Hoster verarbeitet personenbezogene Daten (z. B. IP-Adressen) in unserem Auftrag, um den Onlineauftritt sicher und performant zur Verfügung zu stellen. Hierüber besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO.

3) SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Site nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine TLS-Verschlüsselung (“https://”). Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am Schloss-Symbol in der Adressleiste Ihres Browsers.

4) Datenerfassung auf dieser Website

4.1) Server-Log-Dateien

Bei jedem Seitenaufruf erhebt und speichert der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt:

• Browsertyp und -version
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse, anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) zur Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit.

4.2) Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, werden die eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht, freiwillig Firma und Telefonnummer) per E-Mail an uns übermittelt und Sie erhalten eine Eingangsbestätigung. Für den Versand nutzen wir den Dienst Resend (Resend, Inc., 2261 Market Street, Nr. 5039, San Francisco, CA 94114, USA) mit Verarbeitung in der EU-Region. Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO einschließlich EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Die Anfrage geht in unser E-Mail-Postfach (Microsoft 365, siehe 8.3) und wird in unsere Kundenverwaltung, den Future Ops Hub, übernommen (siehe 8.1).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation). Die Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck entfällt oder Sie uns zur Löschung auffordern.

4.3) Kontaktaufnahme per E-Mail / Telefon

Treten Sie per E-Mail oder telefonisch mit uns in Kontakt, verarbeiten wir die hierbei anfallenden personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Geschäftsanbahnung) und/oder lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effektiver Kommunikation). Die Daten werden gelöscht, sobald keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht.

Anrufe unter unserer Teamnummer +49 2595 2403999 nehmen zu unseren Geschäftszeiten (Montag bis Donnerstag 8 bis 17 Uhr, Freitag 8 bis 15 Uhr) unsere Mitarbeiter entgegen. Ist gerade niemand erreichbar oder rufen Sie außerhalb dieser Zeiten an, nimmt unser KI-Telefonassistent Markus Ihr Anliegen auf. Unter der Direktnummer unseres KI-Assistenten, +49 2595 2403997, spricht immer Markus.

Markus stellt sich zu Beginn als KI-Assistent vor und weist darauf hin, dass das Gespräch aufgezeichnet und in Text umgewandelt wird. Er nimmt Ihr Anliegen und Ihre Kontaktdaten auf und vereinbart mit Ihnen einen Rückruf zu unseren Geschäftszeiten. Eine Weiterleitung an eine Person während des Gesprächs findet nicht statt.

Verarbeitet werden Ihre Rufnummer, die Gesprächsaufzeichnung, das daraus erstellte Transkript und die Angaben, die Sie im Gespräch machen. Gesprächsführung, Aufzeichnung und Umwandlung in Text übernimmt unser Auftragsverarbeiter Fonio AI mit Sitz in Österreich. Fonio AI speichert diese Daten höchstens 30 Tage. Aus dem Gespräch erstellen wir mit einem Sprachmodell, das über ein europäisches Rechenzentrum angebunden ist, eine Zusammenfassung und senden sie per E-Mail an unser Team. Die E-Mail enthält außer der Zusammenfassung nur Links zum Gesprächsverlauf und zur Aufzeichnung, keine Kopien; die Links sind nach 30 Tagen ungültig. Aufzeichnung, Transkript und Zusammenfassung speichern wir auf unseren Servern höchstens 30 Tage, danach werden sie automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können der Aufzeichnung im Gespräch jederzeit widersprechen. Dann speichert Fonio AI nichts, und wir erhalten keine Aufzeichnung. Für die Bearbeitung Ihres Anliegens gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Geschäftsanbahnung) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer erreichbaren und dokumentierten Anrufbearbeitung).

4.4) Potenzialrechner auf der Website

Unser Potenzialrechner (Startseite und Seite „Potenzialrechner“) arbeitet ausschließlich in Ihrem Browser. Die Zahlen, die Sie eingeben, werden weder an uns übermittelt noch gespeichert.

Bis September 2026 gab es einen erweiterten Rechner, in dem Sie Ergebnisse mit Kontaktdaten speichern konnten. Diese Funktion ist abgeschaltet. Bereits gespeicherte Angaben liegen in unserer selbst betriebenen Datenbank in Deutschland und werden spätestens 12 Monate nach ihrer Erfassung gelöscht, sofern keine Geschäftsbeziehung zustande gekommen ist. Auf Wunsch löschen wir sie sofort; schreiben Sie dazu an info@future-ops.io.

4.5) Terminvereinbarung über Microsoft Bookings

Für die Buchung von Terminen nutzen wir Microsoft Bookings, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Auf der Kontaktseite ist die Buchungsseite als iFrame eingebunden. Sie wird erst geladen, nachdem Sie eine der beiden Terminformen ausgewählt haben; bis dahin geht keine Verbindung zu Microsoft.

Bei einer Buchung werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, der gewünschte Termin und Ihre Angaben in den Buchungsfeldern (Firma, Anliegen, Anzahl der Mitarbeitenden, bei Vor-Ort-Terminen zusätzlich die Adresse des Betriebs) verarbeitet und in unserem Microsoft-365-Konto gespeichert. Die Daten werden innerhalb der EU verarbeitet; für Übermittlungen in Drittländer stützt sich Microsoft auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) sowie auf das EU-US Data Privacy Framework.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

4.6) KI-Chat-Assistent (Markus)

Auf unserer Website können Sie mit unserem KI-Chat-Assistenten Markus Fragen zu unseren Leistungen stellen und Kontaktdaten hinterlassen. Der Assistent ist als KI gekennzeichnet. Das Chat-Fenster ist selbst entwickelt und wird von unserem eigenen Server unter chatbot.future-ops.io geladen: Beim Aufruf unserer Website holt Ihr Browser dort das Chat-Fenster samt Schrift und Bild, dabei wird wie bei jedem Seitenaufruf Ihre IP-Adresse übertragen. Alles Weitere beginnt erst, wenn Sie den Chat öffnen. Verarbeitet werden dann:

• Chat-Nachrichten (Ihre Eingaben und die Antworten des Assistenten)
• Zeitstempel der Nachrichten
• eine zufällige Kennung zur Zuordnung des Gesprächsverlaufs
• Kontaktdaten, sofern Sie diese im Chat angeben
• Sprachaufnahmen, sofern Sie die Spracheingabe nutzen (nur zur Umwandlung in Text)

Die Nachrichten werden über unsere selbst betriebene Automatisierungssoftware auf einem Server in Frankfurt am Main verarbeitet und in unserer selbst betriebenen Datenbank am selben Standort gespeichert. Das Sprachmodell, das die Antworten formuliert, wird über ein Rechenzentrum in der EU angebunden; der Anbieter verarbeitet die Nachrichten in unserem Auftrag. Unser Team erhält per E-Mail (Microsoft 365, siehe 8.3) eine Zusammenfassung und einen Link zum Gesprächsverlauf, keine Kopie des Verlaufs; der Link ist nach 30 Tagen ungültig. Gesprächsverlauf und Kontaktdaten übernehmen wir außerdem in unsere Kundenverwaltung, den Future Ops Hub (siehe 8.1).

Spracheingabe: Über das Mikrofon-Symbol können Sie Nachrichten auch einsprechen. Ihre Sprachaufnahme wird von der Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, in der EU in Text umgewandelt und nicht dauerhaft gespeichert. Mistral AI verarbeitet die Aufnahme in unserem Auftrag, mit ihr besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ist Mistral AI nicht erreichbar, übernimmt ersatzweise Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Limited) die Umwandlung, ebenfalls in einem Rechenzentrum in der EU und ohne dauerhafte Speicherung. Den erkannten Text sehen Sie vor dem Absenden im Eingabefeld und können ihn ändern.

Speicherdauer: Gesprächsverläufe werden in unserer selbst betriebenen Datenbank und im Future Ops Hub nach 30 Tagenautomatisch gelöscht, Kontaktdaten aus dem Chat nach 30 Tagen anonymisiert.

Bevor Sie den Chat öffnen, speichert das Chat-Fenster nichts in Ihrem Browser und liest nichts daraus. Erst beim Öffnen legt es die zufällige Kennung im lokalen Speicher Ihres Browsers ab (Eintrag „fops_visitor_id“). Sie enthält keine Angaben zu Ihrer Person und bleibt gespeichert, bis Sie die Websitedaten in Ihrem Browser löschen. Während eines Gesprächs merkt sich das Chat-Fenster dort außerdem die laufende Sitzung (Eintrag „fops_session_…“), damit der Verlauf nach einem Seitenwechsel weitergeht; sie gilt nur für die Dauer der Sitzung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen Beantwortung von Anfragen und einer nutzerfreundlichen Kontaktmöglichkeit).

5) Cookies und Reichweitenmessung

Unsere Website setzt keine Tracking- oder Marketing-Cookies und zeigt deshalb keinen Cookie-Banner. Im Browser speichert nur das Chat-Fenster etwas, und zwar erst, wenn Sie den Chat öffnen (siehe 4.6).

Zur Reichweitenmessung nutzen wir die selbst gehostete Software Umami auf einem Server in Deutschland. Umami setzt keine Cookies, speichert keine vollständigen IP-Adressen und erstellt keine Nutzerprofile; ausgewertet werden aggregierte Angaben wie aufgerufene Seiten, Herkunft, Gerätetyp und Land. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots). Eine Einwilligung ist nicht erforderlich, da keine Daten auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden.

6) Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), sofern diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht

Bitte richten Sie Ihr Anliegen formlos an die oben genannte Kontaktadresse.

7) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

8) Datenverarbeitung im Rahmen von Kundenbeziehungen

Sofern Sie Kunde von Future Ops Solutions werden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Vertragsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Geschäftsabwicklung).

8.1) Kundenverwaltung (Future Ops Hub)

Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift), Projektinformationen und Kommunikationsverläufe verwalten wir in unserer eigenen Webanwendung, dem Future Ops Hub. Dorthin übernehmen wir auch Anfragen aus dem Kontaktformular und die Inhalte des Chats (siehe 4.2 und 4.6). Die Anwendung läuft auf einem von uns verwalteten Server, den wir wie den Server der Website bei Hostinger angemietet haben (siehe Abschnitt 2). Der Server steht in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Die Datenbank betreibt für uns der Dienst Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapur) in einem Rechenzentrum von Amazon Web Services in Frankfurt am Main.

Da der Anbieter seinen Sitz in Singapur hat und Unterauftragsverarbeiter in den USA einsetzt, können Daten in diese Drittländer übermittelt werden. Mit Supabase besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO einschließlich EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Supabase veröffentlicht den Vertrag unter: https://supabase.com/legal/dpa

8.2) Buchhaltung und Rechnungsstellung (sevDesk)

Für Angebote, Rechnungen und Buchhaltung nutzen wir sevDesk (sevDesk GmbH, Offenburg, Deutschland). Gespeichert werden Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen und Transaktionsdaten. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU.

Weitere Informationen: https://sevdesk.de/datenschutz

8.3) E-Mail-Kommunikation (Microsoft 365)

Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutzen wir Microsoft 365 (Microsoft Corporation, USA). Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Datenverarbeitung erfolgt in EU-Rechenzentren.

Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com

8.4) Interne Automatisierungen (n8n)

Für interne Geschäftsprozesse nutzen wir die Automatisierungssoftware n8n. Sie läuft wie der Future Ops Hub auf einem von uns verwalteten Server, den wir bei Hostinger angemietet haben (siehe Abschnitte 2 und 8.1). Der Server steht in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main.

8.5) Drittanbieter bei Kundenprojekten

KI-Telefonassistenten betreiben wir auf Basis der Plattform Fonio AI in eigenem Namen und auf eigene Rechnung. Dabei verarbeiten wir Gesprächsdaten (Audioaufzeichnungen, Transkripte, Verbindungsdaten) im Auftrag unserer Kunden; Fonio AI ist als Unterauftragsverarbeiter eingebunden. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen uns und dem jeweiligen Kunden. Sonstige Drittdienste (z. B. Azure, Mistral, Tavily, Firecrawl) richten wir weiterhin vereinbarungsgemäß im Namen und auf Rechnung des Kunden ein; insoweit bestehen die Vertragsbeziehungen und Auftragsverarbeitungsverträge direkt zwischen dem Kunden und dem jeweiligen Anbieter.

8.6) Speicherdauer

Kundendaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen) gespeichert. Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht.

9) Unsere Seiten auf Facebook und Instagram

9.1) Nachrichten und Kommentare

Unsere Facebook-Seite „Future Ops Solutions“ und unser Instagram-Konto @future_ops_solutions laufen auf Plattformen der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland. Seit dem 2. Oktober 2026 beantworten und moderieren wir Nachrichten, auch im Messenger, und Kommentare über die offiziellen Schnittstellen von Meta im Future Ops Hub (siehe 8.1). Dabei verarbeiten wir Ihren öffentlichen Profil- bzw. Benutzernamen, die von Meta vergebene Kennung, Inhalt und Zeitpunkte Ihrer Nachrichten und Kommentare sowie Kontaktdaten, die Sie freiwillig nennen.

Zweck ist die Beantwortung Ihrer Anfragen, ihre Weiterleitung per E-Mail an unser Team (siehe 8.3) und die Moderation: Spam und unzulässige Inhalte blenden wir aus oder löschen sie. Einen Teil der Antworten schreibt unser KI-Assistent Markus, jede automatische Antwort ist so gekennzeichnet (Sprachmodell wie beim Chat, siehe 4.6). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu unseren Leistungen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Kommunikation, sachliche Diskussion, Schutz vor Missbrauch).

Speicherdauer: Technische Ereignisse von Meta löschen wir nach 30 Tagen, den Nachrichteninhalt entfernen wir daraus sofort nach der Verarbeitung. Gesprächsinhalte löschen wir spätestens nach 90 Tagen, Kommentarinhalte spätestens nach 12 Monaten.

Meta verarbeitet Daten auf seinen Plattformen in eigener Verantwortung (Datenschutzrichtlinie: https://www.facebook.com/privacy/policy/). Für die Seiten-Insights sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO, https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum). Beiträge und Reichweitenstatistik laufen über den Dienst Upload-Post (TONVI TECH SL, Calle Puerta del Mar 18, 29005 Málaga, Spanien), mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Auskunft und Löschung: info@future-ops.io (siehe Abschnitt 6).

9.2) Verbindung von Kundenseiten

Verbinden Geschäftskunden ihre Facebook-Seite oder ihr Instagram-Konto mit dem Future Ops Hub, speichern wir die Zuordnung und einen Zugangsschlüssel verschlüsselt. Entzieht der Kunde die Freigabe bei Meta oder verlangt er die Löschung, löschen wir beides automatisch. Meta zeigt dazu einen Bestätigungscode und einen Link zum Stand der Löschung. Für die Daten der Follower handeln wir als Auftragsverarbeiter, maßgeblich ist die Datenschutzerklärung des Kunden.

10) Aktualität und Änderung dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.